So steigern Sie die betriebliche Effizienz und erzielen gleichzeitig fünfstellige Einsparungen

Verbesserte Gästekommunikation mit mehreren Häusern

Citybox schaffte es, Kosten zu sparen und gleichzeitig ihre Gäste glücklicher zu machen und ihre Mitarbeiter von hoher Arbeitsbelastung zu befreien. Mit Bookboost haben sie ihre gesamte Kommunikation zusammengeführt und sich wiederholende Aufgaben automatisiert.

Moderne Innovation

Bei Citybox dreht sich alles um Moderne. Indem sie das Durcheinander vermeiden, bieten sie hohe Qualität zu erschwinglichen Preisen. Die Marke hat Immobilien in sechs Städten.

Einzigartiger Empfang

Citybox ist nicht wie andere Hotels. Die Gäste wickeln Buchung, Zahlung, An- und Abreise selbst ab.‍

Die MeetingBox

Getreu ihrem Konzept verfügen die Konferenzräume über die gesamte Ausstattung, die eine moderne Konferenz benötigt, und das zu wettbewerbsfähigen Preisen.

Über Citybox

Citybox ist eine moderne Budget-Hotelkette mit sechs Häusern in Oslo, Bergen City, Bergen Danmarksplass, Kristiansand, Antwerpen und Tallinn. Citybox konzentriert sich auf gute Lagen und geräumige Zimmer mit modernem Design und verzichtet auf unnötige Dinge wie Minibars.

Citybox hat keine Rezeption, kein Restaurant oder keine Bar. Stattdessen verfügt Citybox über einen eigenen Check-In-Kiosk, ein Host Office und die Gäste kümmern sich selbst um die Buchung, Bezahlung, An- und Abreise.

„Unsere Art, das Hotel zu führen, versucht, so effizient wie möglich zu sein. Wir haben keine offene Rezeption, nur ein Büro hinter den Kulissen und unsichtbares Personal. Unsere Mitarbeiter hatten früher eine ziemlich hohe Arbeitsbelastung und wir wollten sie von sich wiederholenden Aufgaben befreien.“

William Fosser, Umsatzleiter von Citybox

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Die Herausforderungen

Die Verwaltung von Budgethotels mit mehreren Häusern ist aufgrund der Vielzahl von Aufgaben mit begrenzten Ressourcen sehr anspruchsvoll.

Eine der größten Herausforderungen war der Gästeservice in jedem Hotel. Es war zu kostspielig, in jedem Hotel einen Mitarbeiter einzustellen, aber sie mussten bereit sein, die Fragen der Gäste zu beantworten. Daher konzentrierte sich das Hotel auf die Entwicklung seiner digitalen Kommunikation, um die Erwartungen der Reisenden zu erfüllen und gleichzeitig einen zentralen Kundenservice zu bieten.

Wie Bookboost hilft

Um dieser Herausforderung zu begegnen, war Citybox klar, dass es eine Guest Messaging-Plattform benötigte, die Nachrichten aus allen Kommunikationskanälen für alle Hotelimmobilien in ein zentrales Dashboard integriert. Bookboost wurde 2018 implementiert.

Der Web Messenger und der Unified Inbox von Bookboost implementieren einen Chatbot auf der Website und bieten einen browserbasierten einheitlichen Posteingang, der alle Nachrichten aus einer Vielzahl von Kanälen integriert. Citybox verwendet das Tool auf verschiedene Arten:

• Eingehende Anfragen verwalten

Alle Anfragen kommen über den einheitlichen zentralen Posteingang von der Website, SMS, Wechat, Whatsapp, Facebook usw. Der Betreiber beantwortet alle Gäste mit der voreingestellten Antwortfunktion für häufig gestellte Fragen. Das spart Zeit bei der Suche nach Antworten, beim Tippen und Beantworten.

• Unterhaltungen leiten und Aufgaben zuweisen

Fast alle Anfragen werden vom Betreiber bearbeitet, aber wenn es ernsthafte Beschwerden von Gästen gibt, werden diese zur Antwort an den Hoteldirektor weitergeleitet. Dies ermöglicht es der Hotelgruppe, transparent und ansprechbar zu bleiben und die Überlegungen der Gäste in den Vordergrund zu stellen.

• Verwalte Hotels mit mehreren Unterkünften

Der Unified Inbox verwaltet alle Citybox-Eigenschaften, was den Prozess für Therese effizienter macht. Ein Konto, ein System für alle Hotels, was bedeutet, dass nur eine Person das System verwalten muss.

„Bookboost hat mir sehr geholfen, indem es die Nachrichten von Gästen vereinheitlicht und sich wiederholende Anfragen bearbeitet hat. Ich kann die Zeit reduzieren, die ich mit der Beantwortung sich wiederholender Fragen verbringe, und die Freizeit nutzen, um auf kompliziertere Probleme zu antworten oder um mit meinen Gästen in Kontakt zu treten. Mit Hilfe von Bookboost arbeite ich effizienter.“

Therese, Buchungskoordinatorin von Citybox

Die Ergebnisse

• Sparen Sie Personal und Kosten

Bisher hätte Citybox in jedem Hotel einen Mitarbeiter einsetzen müssen, um Anfragen zu bearbeiten. Nach der Nutzung von Bookboost benötigen sie nur noch einen Mitarbeiter, der alle 4 Hotels zentral beaufsichtigt, wodurch 3 Mitarbeiter eingespart werden, was einer geschätzten Gesamtsumme von 81.358€ pro Jahr in den Arbeitskosten*.

• Zeit sparen

Durch die Überwachung aller Kommunikationskanäle und Immobilien mit einem Mitarbeiter anhand voreingestellter Antworten spart jeder Mitarbeiter durchschnittlich 50 Minuten beim Tippen und 30 Minuten beim täglichen Suchen nach Informationen ein. *

• Effizienter arbeiten

Citybox ist seit der Nutzung von Bookboost im täglichen Betrieb effizienter geworden und konzentriert ihre wertvolle Zeit auf wichtige Aufgaben, um einen besseren Service zu bieten und ihre Gäste glücklich zu machen.

• Besseres Gasterlebnis

Die reibungslose interne und externe Kommunikation hat die Gäste von Citybox zufrieden gestellt. Anfragen werden pünktlich beantwortet, Anfragen werden ordnungsgemäß erfüllt und sogar Beschwerden werden geschätzt und gut bearbeitet.